ERP není jediná cesta. Jak propojit CRM a firemní systémy pomocí automatizace
Když se ve firmě začnou hromadit Excelové tabulky, ruční přepisování dat a e-mailová komunikace mezi odděleními, často zazní jediné řešení:
„Potřebujeme ERP systém.“
ERP může být správná cesta. Ne vždy je však nutné začínat rozsáhlým projektem nebo měnit všechny používané systémy najednou.
V mnoha případech lze významně zlepšit fungování firmy pomocí automatizace procesů, propojení stávajících systémů nebo vývoje jednoduchých interních aplikací.
Když CRM nestačí, ale ERP je zatím příliš velký krok
Mnoho firem se nachází ve stejné situaci.
Používají:
- CRM systém pro obchod
- účetní software
- skladový systém
- Excel
- e-mailovou komunikaci
Jednotlivé nástroje často fungují dobře.
Problém však vzniká ve chvíli, kdy mají spolupracovat.
Informace se přepisují mezi systémy, zaměstnanci dohledávají data na různých místech a důležité procesy závisí na konkrétních lidech.
Výsledkem není nedostatek softwaru.
Výsledkem je nedostatek propojení.
Začněte obchodem
Mnoho firem začíná digitalizaci zavedením CRM systému.
Následovat může automatizace CRM procesů a aktivitami obchodního týmu.
Největší problém není software, ale přenos informací
Ve většině firem nevznikají ztráty kvůli tomu, že by chyběl systém.
Vznikají kvůli tomu, že informace nepřecházejí mezi systémy a odděleními efektivně.
Typické příklady:
- obchodník přepisuje objednávky do jiného systému
- data ze skladu se exportují do Excelu
- schvalování probíhá e-mailem
- informace o zakázkách se dohledávají v několika aplikacích
- reporty vznikají ručním slučováním dat
Každý jednotlivý krok může vypadat jako drobnost.
V součtu však představují desítky hodin práce měsíčně a zvyšují riziko chyb.
Automatizace může odstranit velkou část ruční práce
Ne každá změna musí znamenat výměnu stávajícího softwaru.
Často lze propojit systémy, které firma již používá.
Například:
- CRM a účetní systém
- CRM a skladové hospodářství
- webové formuláře a CRM
- Excel a firemní databáze
- schvalovací procesy mezi odděleními
Automatizace dokáže zajistit, aby se informace přenášely automaticky bez nutnosti ručního přepisování.
Firma tak získává:
- rychlejší procesy
- méně chyb
- lepší přehled
- více času na důležitější činnosti
Interní aplikace mohou nahradit složité workflow
Řada firem používá procesy, které nejsou pokryté žádným standardním softwarem.
Typicky jde například o:
- schvalování požadavků
- interní evidenci
- řízení zakázek
- předávání informací mezi odděleními
- sběr dat z různých zdrojů
V takových případech může být efektivnějším řešením jednoduchá interní aplikace než nákup dalšího systému.
Moderní platformy umožňují vytvářet aplikace na míru, které respektují stávající procesy firmy a současně je pomáhají zjednodušit.
👉 Vývoj interních aplikací na míru
Automatizace jako mezikrok k digitalizaci firmy
Jednou z častých obav bývá, že digitalizace znamená rozsáhlý a nákladný projekt.
Ve skutečnosti lze postupovat po jednotlivých krocích.
Místo výměny všech systémů najednou může firma nejprve:
- propojit stávající software
- odstranit ruční přepisování dat
- digitalizovat schvalovací procesy
- vytvořit jednoduché interní aplikace
- zpřehlednit tok informací
Takový přístup přináší rychlé výsledky a zároveň umožňuje lépe pochopit, jaké jsou skutečné potřeby firmy.
Kdy dává smysl ERP systém
Automatizace dokáže vyřešit mnoho problémů.
Existují však situace, kdy začíná být počet systémů, integrací a procesů příliš složitý.
Typické signály:
- data jsou uložená na mnoha místech
- jednotlivá oddělení pracují odděleně
- firma řeší sklad, nákup, výrobu a obchod současně
- vzniká velké množství integrací
- vedení nemá jednotný přehled nad firmou
V takové chvíli začíná dávat smysl ERP systém, který sjednotí data i procesy do jednoho prostředí.
Také existuje možnost zavádět ERP postupně – modulární ERP systém.
Digitalizace nemusí začít ERP
Mnoho úspěšných projektů nezačíná ERP systémem.
Začínají konkrétním problémem.
Například:
- řízením obchodních příležitostí v CRM
- automatizací přenosu dat
- interní aplikací pro schvalování
- digitalizací workflow
Teprve postupně vzniká propojený systém, který odpovídá skutečným potřebám firmy.
Jak vybrat správný směr
Neexistuje univerzální řešení pro všechny firmy.
Někdy dává smysl:
- zavést CRM
- propojit stávající systémy
- automatizovat opakující se činnosti
Jindy je správným krokem implementace ERP systému.
Důležité je nejprve pochopit procesy a identifikovat skutečný problém.
Teprve potom vybírat technologii.
Shrnutí
ERP systém není jediná cesta k digitalizaci firmy.
Mnoho problémů lze vyřešit:
- automatizací procesů
- propojením stávajících systémů
- vývojem interních aplikací
- odstraněním ručního přepisování dat
ERP dává největší smysl ve chvíli, kdy firma potřebuje sjednotit více procesů a pracovat s jedním zdrojem dat.
Důležité však není začít ERP.
Důležité je začít správně.
FAQ
Musí firma při digitalizaci zavést ERP systém?
Ne. V mnoha případech lze nejprve propojit stávající systémy a automatizovat opakující se procesy.
Kdy stačí automatizace procesů?
Pokud stávající software firmě vyhovuje a problémem je především přenos dat, schvalování nebo ruční práce, bývá automatizace vhodným prvním krokem.
Jaké procesy lze automatizovat?
Často jde o přenos dat mezi systémy, schvalovací workflow, zpracování poptávek, tvorbu reportů nebo komunikaci mezi odděleními.
Kdy už automatizace nestačí?
Pokud firma používá mnoho oddělených systémů a potřebuje sjednotit obchod, sklad, nákup nebo výrobu do jednoho prostředí, začíná dávat větší smysl ERP řešení.
Je možné kombinovat automatizaci a ERP?
Ano. Mnoho firem začíná automatizací a postupně přechází k ERP nebo ERP rozšiřuje o další automatizované procesy.
Chcete posunout firemní procesy dál?
Ne každá firma potřebuje nový systém. Často stačí propojit stávající aplikace, automatizovat opakující se činnosti nebo rozšířit ERP o chybějící funkcionalitu.
Pomůžeme vám analyzovat procesy, navrhnout vhodné řešení a vybrat cestu, která bude dávat smysl z pohledu nákladů i budoucího rozvoje.
Modulární ERP systém
Rozšiřujte ERP podle potřeb firmy. Od jednotlivých modulů až po komplexní podnikový systém