Automatizace schvalování
Když schvalování zpomaluje firmu
Objednávka čeká v e-mailu.
Vedoucí je na služební cestě.
Nákup neví, zda může pokračovat.
Dodavatel čeká.
A celý proces stojí kvůli jednomu schválení.
Podobné situace jsou ve firmách běžnější, než se zdá.
Automatizace schvalování objednávek
Objednávka čeká v e-mailu.
Vedoucí je na služební cestě.
Nákup neví, zda může pokračovat.
Dodavatel čeká.
A celý proces stojí kvůli jednomu schválení.
Podobné situace jsou ve firmách běžnější, než se zdá.
Automatizace schvalování objednávek
pro menší a středně velké firmy
Automatizace nenahrazuje rozhodování.
Pomáhá řídit proces.
Signály, že schvalování nefunguje ideálně
objednávky se schvalují e-mailem,
není jasné, kdo má schválit další krok,
zaměstnanci se musí opakovaně připomínat,
schválení závisí na konkrétních lidech,
firma nemá přehled o stavu požadavků,
schvalování zpomaluje nákup nebo realizaci zakázek.
Jak může automatizace pomoci
Systém automaticky předá požadavek správné osobě, upozorní na čekající schválení a eviduje historii rozhodnutí.
Každý vidí:
kdo má schválit další krok,
v jakém stavu se požadavek nachází,
jak dlouho čeká,
kdo provedl jednotlivá rozhodnutí.
.
Pravidla pro automatizaci schvalování
Každá firma má vlastní pravidla, odpovědnosti a úroveň rizik. Proto lze schvalovací proces nastavit podle konkrétních podmínek a interních pravidel.
Automatizace pomáhá zajistit, že jsou tato pravidla dodržována konzistentně a bez zbytečné administrativy.
Přehled místo e-mailů
Největší problém schvalování často není samotné rozhodnutí.
Je to nedostatek přehledu.
Automatizovaný workflow systém umožňuje sledovat celý proces na jednom místě a výrazně omezuje ruční komunikaci mezi jednotlivými účastníky.
Nejčastější scénáře automatizace
Nákupní objednávky
Schvalování podle hodnoty objednávky nebo rozpočtu.
Cenové nabídky
Kontrola slev, marží nebo nestandardních podmínek.
Investice a výdaje
Schvalování nákladů, vybavení nebo služeb.
Faktury
Schvalování přijatých faktur, kontrola nákladů a návaznost na rozpočty nebo zakázky.
Interní požadavky
IT vybavení, vozidla, marketingové výdaje nebo personální požadavky.
Jak to funguje
Každá firma funguje jinak. Proto nezačínáme technologií, ale procesem. Nejprve pochopíme aktuální stav, cíle a problémy. Teprve potom navrhujeme konkrétní automatizace a další kroky.
Současný proces
Zmapujeme stávající způsob schvalování a místa, kde vznikají prodlevy.
Cílový stav
Navrhneme jednodušší a přehlednější workflow.
Automatizace procesu
Nastavíme pravidla, notifikace a schvalovací kroky.
Postupné rozšiřování
Po ověření lze přidávat další procesy a oddělení.
Máte proces, který vás zbytečně zpomaluje? Společně najdeme vhodné řešení.
Workflow a automatizace schvalování pro malé a střední firmy
Neexistuje univerzální schvalovací systém, který by vyhovoval každé firmě.
Menší firmy často potřebují jednoduchý workflow proces. Rostoucí společnosti naopak řeší víceúrovňové schvalování, rozpočty nebo řízení rizik.
Proto nezačínáme výběrem nástroje, ale pochopením procesu.
Řešení může zahrnovat:
Implementaci standardního workflow systému,
integraci se stávajícím ERP nebo CRM,
propojení více firemních aplikací,
nebo vývoj interního řešení na míru.
Cílem není vytvořit složitější proces. Cílem je odstranit zbytečné prodlevy, získat přehled a zajistit, aby schvalování fungovalo konzistentně i při růstu firmy.
Pokročilé schvalovací procesy
Schvalování podle pravidel firmy
Automatizované schvalování není pouze o nahrazení e-mailů nebo papírových formulářů.
Moderní schvalovací systémy umožňují nastavit pravidla podle konkrétních podmínek firmy.
Na základě těchto pravidel systém určí další postup a předá požadavek správným osobám ke schválení.
Systém může vyhodnocovat například:
výši objednávky,
typ nákupu,
dodavatele,
projekt nebo zakázku,
rozpočet,
oddělení,
definované rizikové faktory.
Schvalování na základě rizik
Moderní schvalovací systémy nemusí pracovat pouze s finančními limity.
Mohou zohledňovat také pravidla vycházející z analýzy rizik.
Schvalování tak může být řízeno kombinací různých faktorů, například typu nákupu, dodavatele, rozpočtu, projektu nebo interních pravidel firmy.
Díky tomu se schvalovací proces přizpůsobuje konkrétní situaci a pomáhá předcházet problémům ještě před jejich vznikem.
Příklad:
Běžná objednávka kancelářských potřeb může projít automaticky.
Nákup od nového dodavatele nebo mimo schválený rozpočet může systém automaticky označit jako rizikovější a vyžadovat další úroveň schválení.
Pokud hledáte širší možnosti automatizace, podívejte se na automatizaci podnikových procesů.
Konzultace zdarma
Stavíme na stabilním ERP řešení s modulární architekturou s více než 20 lety vývoje a 12 milionů. uživatelů po celém světě.
ERP, MRP, WMS, MES systémy
Faktury, sklad, výroba, nákup, logistika, plánování, CRM, obchod, objednávky, materiál, Oee monitoring
Implementace a školení
ERP, WMS, MRP, CRM, OEE
Digitalizace vaší administrativy
Informační systém, který spojuje vaše data
Zlepšení procesů a IT strategie
Zlepšování firemních procesů, implementace, informační strategie