Proč firmy ztrácejí přehled nad procesy (a jak to řeší workflow management)
Firmy dnes hledají způsoby, jak zefektivnit procesy, eliminovat manuální práci a lépe řídit každodenní provoz. V této souvislosti se často setkávají s pojmy BPM metodika a BPM software. Přestože spolu úzce souvisejí, nejde o totéž.
Dokud je firma malá, většinou to funguje.
S růstem firmy však začínají vznikat zbytečné prodlevy, nedorozumění a závislost na konkrétních lidech.
Signály, že procesy přestávají fungovat
Typické situace:
- zaměstnanci se musí opakovaně připomínat,
- není jasné, kdo řeší další krok,
- schvalování trvá déle, než by mělo,
- informace se hledají v e-mailech,
- vedení firmy neví, v jakém stavu se proces nachází,
- proces závisí na zkušenostech konkrétních lidí.
Samotný problém často není v lidech.
Problémem bývá chybějící systém řízení procesů.
Co je workflow management
-
Workflow management je způsob, jak definovat jednotlivé kroky procesu, odpovědnosti a návaznosti mezi nimi.
Každý účastník procesu ví:
- co má udělat,
- kdy má reagovat,
- kdo navazuje na jeho práci,
- v jakém stavu se proces nachází.
Díky tomu nevznikají zbytečné prodlevy a firma získává větší přehled nad fungováním procesů.
Workflow není jen o automatizaci
Mnoho firem si workflow spojuje pouze s automatizací.
Automatizace je však až další krok.
Nejprve je potřeba pochopit a definovat samotný proces.
Teprve když jsou jasné odpovědnosti, pravidla a jednotlivé kroky, dává smysl řešit automatizaci, notifikace nebo integraci systémů.
Jak workflow zavádíme v praxi
Workflow management nemusí fungovat samostatně. Podle potřeb firmy může být součástí modulárního ERP systému, CRM systému nebo interní aplikace na míru.
Někde stačí upravit existující systém. Jindy je vhodné vytvořit interní aplikaci podporující konkrétní proces. Důležité je, aby workflow odpovídalo způsobu práce firmy, ne naopak.
Kde firmy workflow využívají nejčastěji
Workflow management se využívá napříč celou firmou.
Nejčastěji například:
Schvalovací procesy
Objednávky, investice, faktury nebo interní požadavky.
Obchodní procesy
Řízení obchodních příležitostí, nabídek a komunikace se zákazníky.
Nákup a dodavatelé
Schvalování nákupů, požadavků a komunikace s dodavateli.
Personalistika
Onboarding zaměstnanců, dovolené, školení nebo personální dokumentace.
Servis a zákaznická podpora
Řízení požadavků, reklamací a servisních zásahů.
Workflow management jako součást informačního systému
Mnoho firem hledá informační systém, který jim pomůže získat větší přehled nad fungováním firmy.
Ve skutečnosti je však důležitější otázka:
Jak mají procesy fungovat?
Workflow management vytváří základ, na kterém mohou vznikat interní systémy, ERP systémy, CRM systémy nebo další firemní aplikace.
Proto úspěšné projekty nezačínají výběrem software, ale pochopením procesů.
Lepší procesy začínají jasným workflow
Cílem workflow managementu není vytvářet další administrativu.
Cílem je zajistit, aby procesy fungovaly konzistentně i ve chvíli, kdy firma roste.
Firmy díky workflow managementu získávají větší přehled nad procesy, odpovědnostmi a každodenním fungováním firmy. A právě to bývá základ pro další digitalizaci a automatizaci.
FAQ
Je workflow management pouze pro velké firmy?
Ne. Workflow management pomáhá firmám všech velikostí. Největší přínos bývá ve chvíli, kdy firma roste a přestává být možné řídit procesy pouze pomocí e-mailů, tabulek a osobní komunikace.
Jaký je rozdíl mezi workflow managementem a automatizací?
Workflow management definuje procesy, odpovědnosti a jednotlivé kroky. Automatizace následně pomáhá vybrané činnosti vykonávat automaticky. Automatizace bez jasně definovaného workflow často nepřináší očekávané výsledky.
Je workflow management součástí informačního systému?
Ano. Workflow management bývá součástí ERP systémů, CRM systémů, interních aplikací nebo dalších informačních systémů. Pomáhá řídit procesy, schvalování, úkoly a odpovědnosti podle jasně definovaných pravidel.
Kde firmy workflow management využívají nejčastěji?
Nejčastěji ve schvalovacích procesech, obchodních procesech, nákupu, personalistice, zákaznické podpoře nebo při řízení interních požadavků mezi odděleními.
Jak poznám, že firma potřebuje workflow management?
Typickými signály jsou opakované připomínání úkolů, nejasné odpovědnosti, dlouhé schvalování, informace rozdělené mezi e-maily a tabulky nebo nedostatečný přehled nad stavem procesů.
Musí workflow management znamenat nový software?
Ne vždy. Někdy lze workflow zavést v rámci stávajícího ERP nebo CRM systému. V jiných případech je vhodné využít interní aplikaci nebo workflow řešení navržené podle konkrétních potřeb firmy.
Chcete posunout firemní procesy dál?
Ne každá firma potřebuje nový systém. Často stačí propojit stávající aplikace, automatizovat opakující se činnosti nebo rozšířit ERP o chybějící funkcionalitu.
Pomůžeme vám analyzovat procesy, navrhnout vhodné řešení a vybrat cestu, která bude dávat smysl z pohledu nákladů i budoucího rozvoje.
Modulární ERP systém
Rozšiřujte ERP podle potřeb firmy. Od jednotlivých modulů až po komplexní podnikový systém