Workflow management jako součást informačního systému
Mnoho firem funguje na zkušenostech zaměstnanců, e-mailech a neformální komunikaci. Dokud je firma malá, většinou to funguje.
S růstem firmy však začíná být obtížnější udržet přehled nad procesy, odpovědnostmi a stavem jednotlivých úkolů. Proto firmy hledají informační systém, který jim pomůže lépe řídit každodenní fungování.
Workflow management pomáhá řídit procesy, úkoly, schvalování a spolupráci podle jasně definovaných pravidel. Často tvoří základ interních a informačních systémů.
Workflow management jako součást informačního systému
Mnoho firem funguje na zkušenostech zaměstnanců, e-mailech a neformální komunikaci. Dokud je firma malá, většinou to funguje.
S růstem firmy však začíná být obtížnější udržet přehled nad procesy, odpovědnostmi a stavem jednotlivých úkolů. Proto firmy hledají informační systém, který jim pomůže sjednotit informace a lépe řídit každodenní fungování.
Workflow management představuje způsob, jak řídit procesy, úkoly, schvalování a spolupráci podle jasně definovaných pravidel. V mnoha firmách tvoří základ interních a informačních systémů, které poskytují větší přehled a podporují další zlepšování procesů.
Proč by měl být workflow management součástí vašeho informačního systému
Workflow management pomáhá odstranit situace, kdy zaměstnanci nevědí, kdo řeší další krok, na co se čeká nebo v jakém stavu se proces nachází.
-
co má udělat,
-
kdy má reagovat,
-
kdo navazuje,
-
v jakém stavu se proces nachází.
Co je workflow management
- automatické předávání úkolů
- notifikace a upozornění
- schvalovací procesy
- řízení odpovědností
- přehled nad stavem procesů
- integrace s ERP, CRM a dalšími systémy
Signály, že workflow nefunguje ideálně
› Zaměstnanci se musí opakovaně připomínat,
› není jasné, kdo řeší další krok,
› proces závisí na konkrétních lidech,
› informace jsou rozdělené mezi e-maily a tabulky,
› schvalování trvá déle, než by mělo,
› vedení firmy nemá přehled o stavu procesů.
Co přináší workflow management
Jasné odpovědnosti
Každý ví, kdo řeší další krok a za co odpovídá.
Přehled nad procesy
Je vidět, kde proces čeká, kdo je na tahu a kde vznikají prodlevy.
Méně ruční koordinace
Méně e-mailů, telefonátů a připomínání mezi zaměstnanci.
Workflow není jen automatizace
Mnoho firem si workflow spojuje pouze s automatizací.
Automatizace je ale až další krok.
Nejprve je potřeba definovat proces, odpovědnosti a pravidla.
Teprve poté dává smysl automatizovat opakující se činnosti.
Kde firmy workflow využívají nejčastěji
Schvalovací procesy
Objednávky, faktury, investice nebo interní požadavky.
Obchodní procesy
Řízení obchodních příležitostí, cenových nabídek a komunikace se zákazníky.
Nákup a dodavatelé
Schvalování nákupů, komunikace s dodavateli a řízení požadavků.
Personalistika
Onboarding zaměstnanců, dovolené, školení nebo personální dokumentace.
Servis a zákaznická podpora
Řízení požadavků, reklamací a servisních zásahů.
Podnikové a interní systémy
Workflow management bývá součástí interních a informačních systémů, které pomáhají řídit firemní procesy, odpovědnosti a spolupráci mezi týmy.
Workflow systémy a automatizace
Moderní workflow systémy umožňují:
› automatické předávání úkolů,
› notifikace a upozornění,
› schvalovací procesy,
řízení odpovědností,
› přehled nad stavem procesů,
integraci s ERP, CRM nebo dalšími systémy.
› okamžitý přehled o tom, co je hotovo, rozpracováno nebo čeká na další krok
› včasné odhalení procesů, které se zdržují nebo blokují další práci.
Jak workflow management zavádíme
Workflow management může být součástí ERP systému, CRM systému nebo interní aplikace na míru. Pomáháme firmám vybrat vhodné řešení, nastavit procesy a zajistit jejich propojení s každodenním fungováním firmy.
Od analýzy po funkční workflow:
Současný stav
Zmapujeme procesy, odpovědnosti a místa, kde vznikají zdržení.
Cílový stav
Navrhneme jednodušší a přehlednější workflow.
Implementace
Nasadíme workflow systém, automatizace nebo interní aplikaci.
Postupné rozšiřování
Po ověření přidáváme další procesy a integrace.
Chybí vám přehled nad úkoly, odpovědnostmi nebo schvalováním? Projdeme váš proces a navrhneme vhodné workflow řešení.
Workflow jako základ digitalizace
Než začnete řešit ERP systém, CRM systém nebo AI automatizaci, je potřeba vědět, jak mají jednotlivé procesy fungovat.
Právě zde workflow management vytváří základ pro další digitalizaci a automatizaci.
Dále doporučujeme
Řízení a digitalizace firemních procesů
Řízení procesů, odpovědností a jednotlivých kroků.
Interní systémy pro firmy
Workflow aplikace a podnikové systémy na míru.
Modulární ERP systém
Workflow management může být součástí našeho modulárního ERP systému s více než 50 moduly pro obchod, výrobu, sklad, nákup, finance a další oblasti řízení firmy.
Hledáte konkrétní možnosti automatizace?
Automatizace schvalování
Schvalovací workflow a řízení rozhodování.
Automatizace CRM procesů
Méně administrativy a více času na obchod.
Propojení CRM, ERP
Propojení a sjednocení dat obchodu, skladu, nákupu, ERP modulů, aplikací
Automatizace procesů
Méně ruční práce více automatizování
Konzultace zdarma
Stavíme na stabilním ERP řešení Odoo s modulární architekturou s více než 20 lety vývoje a 12 milionů. uživatelů po celém světě.
ERP, MRP, WMS, MES systémy
Faktury, sklad, výroba, nákup, logistika, plánování, CRM, obchod, objednávky, materiál, Oee monitoring
Implementace a školení
ERP, WMS, MRP, CRM, OEE
Digitalizace vaší administrativy
Informační systém, který spojuje vaše data
Zlepšení procesů a IT strategie
Zlepšování firemních procesů, implementace, informační strategie