Jaké jsou druhy workflow management?

V základu je možné rozdělení automatizací procesů na dvě kategorie.

– Postupný workflow management, ve kterém se postupuje po krocích a kroky se vytvářejí jeden po druhém. Pracovní postup je řízený podle pravidel.
– V paralelním workflow managementu se úkoly a postupy řeší souběžně s cílem ukončit úspěšně celý proces.

Příklad postupného workflow managementu je například schvalování žádosti o půjčky, kde dokončení kroku je vyžadováno před zahájením dalšího kroku.

Automatizování firemních procesů jako nábor zaměstnance je příklad paralelního workflow managementu. Například IT oddělení vytvoří přístup do systému pro nového zaměstnance, soubežne manažer vytvoří plán pro zaškolení, pracovník bezpečnosti práce pošle materiály o bezpečnosti, …

Základní komponenty automatizace firemního procesu

Pokud chceme úspěšně automatizovat a dokončit pracovní proces, obvykle je potřeba:

– Znát vstupní informace. Je třeba zajistit všechny potřebné informace pro provedení úkolu.
– Je třeba znát co je potřeba udělat, jak se to bude dělat, kdo to bude provádět. Případně můžeme přidat informace o čase například trvání.
Výsledek. Každý provedený krok se stane vstupem pro následný krok. Je proto dobré dbát pečlivého návrhu a proces zabezpečit tak, aby byly úkoly vykonávané pečlivě pro co nejlepší výsledky.

K základním komponentům workflow managementu můžeme přidat:

– Zúčastněné strany. Lidí který vykonávají úkoly, obchodní partnery a osoby, kterých se výsledek dotkne.
– Jednotlivé kroky firemního procesu
– Všechny podmínky a pravidla, které musí být splněny, aby byl pracovní postup proveden.

A není třeba zapomenout na spouštěč pracovního toku. Každý pracovní tok někdo spouště, zákazník, nákup, zaměstnanec, událost …

Seznam základních nastavení pro úspěšný workflow management.

– Jako první by měla být provedena dokumentace. Dokumentace přinese konzistenci jak se úkoly budou provádět a je pomocná při změnách.
– Nezávislost na jedné osobě. Automatizace firemních procesů by měla být seřízena tak, aby podporovala procesní odolnost.
– Workflow management by měl přinést přehled do úkolů, jejich správu, potřebné kroky pro dokončení
– Přehledy. Přehledy pomohou vidět překážky, úzká místa, nadbytek. To vše jsou příležitosti pro zlepšení
– Automatizované firemní procesy přeměněné na časové úspory a úspory nákladů
– Automatizace firemních procesů přinese možnost využívat lidské zdříhy pro vykonávání důležitých úkolů a odebere vykonávání opakujících se úkolů.
– Snížení chybovosti
– Automatizace firemních procesů by měla přinést zlepšení pro všechny zúčastněné strany a v neposlední řadě zahrnující zákazníky.
– Workflow management by měl pomoci lépe identifikovat potřebné dovednosti potřebné k dokončení úkolů, což vám pomůže vybírat správné lidi.
Workflow management by měl podporovat zlepšování

Moderní automatizační systém Modular

Zda se vám, že bojujete s komplikovaným softwarem?

Trápí vás chyby?
Hledání dokumentů?
Na řízení už nestačí Excely?
Trápíte se s přepisováním?
Potřebujete data sdílet s zaměstnanci nebo zákazníky?
Chcete mít přehled v automatizaci a v úkolech?